Fólk kann almennt séð ekki á tölvupóst. Helsta birtingarmynd þess er þegar maður fær tölvupósta með Word skjölum eða öðrum viðhengjum á textaformi sem allt eins hefði verið hægt að setja í tölvupóstinn sjálfan. Ég er hér ekki að tala um það þegar fólk er að senda einhver vinnuskjöl fram og til baka heldur þegar það er að dreifa upplýsingum. Eina góða ástæðan sem þú getur haft fyrir því að senda upplýsingar í viðhengi sem hefðu allt eins getað verið í texta tölvupóstsins sjálfs er sú að þú viljir í raun ekki að fólk sjái ekki þessar upplýsingar. Þú ert nefnilega að setja upp vegg umhverfis upplýsingarnar sem gerir fólki erfiðara að nálgast þær.
Þetta hefur alltaf verið galin leið til að dreifa upplýsingum en í dag er þetta í raun verra en áður því fólk er sífellt í meira mæli að nota snjalltæki til að skoða tölvupóstinn sinn. Ég veit ekki einu sinni hvort ég hef eitthvað forrit til þess að opna Word skjöl í símanum mínum enda er síminn minn galið tæki til þess að nota til þess að opna Word skjöl.
Ég held að þetta sé angi af því að fólk vill að stafræn skjöl séu eins og skjöl á pappír. Hvernig ætti maður annars að geta skilið vinsældir PDF skjala sem eru ekki til neins gagnleg nema að búa til skjal sem á að prenta? Texti á stafrænu formi virkar best þegar hann fær að flæða og getur aðlagast þeim tækjum sem hann er skoðaður í. Þetta er ótrúlegur kostur en fólk nær einhvern veginn að sannfæra sig um að þetta sé galli.
Sumsé: Aldrei senda viðhengi þegar þú getur afritað upplýsingarnar beint í meginmál tölvupóstsins. Þetta er ekki umsemjanlegt heldur föst regla.